Automatyzacja procesów: 5 pułapek, które mogą cię spowolnić.
- Lukas
- 2 wrz 2025
- 4 minut(y) czytania
Jak wszystko może pójść źle — i jak tego uniknąć
Dobra. Cofnij się na chwilę. Przypomnij sobie ten moment, kiedy zachłysnąłeś się pomysłem: „zróbmy automatyzację naszej firmy, czas na transformację cyfrową!” I wtedy… zaczęły się schody.
Za dużo naraz. Złe narzędzia. Ludzie nie wiedzą, co się dzieje. Brzmi znajomo?
Automatyzacja procesów biznesowych to nie magia. To po prostu sposób — czasem niezwykle skuteczny — na to, żeby wyrwać się z żarłocznego bagna czasochłonnych zadań. Ale tylko wtedy, gdy nie popełnisz tych 5 klasycznych błędów.
Zobaczmy, co najczęściej się wykoleja. I jak nie skończyć jak ktoś, kto próbował samodzielnie złożyć szafę PAX — bez instrukcji.
1. Próba zautomatyzowania WSZYSTKIEGO (na raz. oczywiście.)
To klasyk.
„Skoro mamy już tego Excela i trochę kodu w Pythonie, to zautomatyzujmy też CRM, faktury, support, onboardingi, sprzedaż i – ej! – dorzuć chatboty!”
Nie.
Z automatyzacją jest jak z siłownią po długiej przerwie — jak przesadzisz na dzień dobry, to przez dwa tygodnie nie możesz podnieść ręki do twarzy.
To samo z firmą. Skaczesz na główkę do basenu, w którym nie sprawdziłeś dna. I masz rozwalone procesy, niezadowolony zespół i KPI w rozsypce.
Jak wdrożyć AI mądrze? Po kolei. Jeden proces. Tylko jeden.
Co wybrać? Ten najbardziej powtarzalny, jednostajny, nudny. Gdzie ręczne klikanie zabiera ludziom godziny.
Np. automatyczne potwierdzenia zamówień. Albo onboarding nowych klientów.
Sprawdź, czy to działa. Popraw. Rusz dalej.
Unikanie błędów w tym przypadku = cierpliwość.
2. Automatyzowanie bałaganu
Nieautomatyzowalny śmietnik + AI = zautomatyzowany śmietnik.
To nie żart. To codzienność.
Spotkałeś się z tym: firma rzuca się na automatyzację, ale procesy są... no, sklejone taśmą klejącą i życzeniami.
Przykład? Obsługa zwrotów. Ktoś musi odpisać na maila. Potem zadzwonić. Wydrukować coś z innego systemu. I jeszcze wrzucić to wszystko do folderu o nazwie „NOWE2_OST_już”.
I teraz to automatyzujesz?
To nie przejdzie.
Zanim w ogóle tkniesz narzędzia — przejdź ten proces krok po kroku. Na piechotę. Tak jakbyś miał go komuś wytłumaczyć na serwetce. Jeśli nie umiesz? Proces jest do przebudowy, nie do automatyzacji.
Tu wchodzi w grę tzw. strategia automatyzacji — czyli: nie klikaj „deploy”, zanim nie wiesz, co dokładnie robisz.
3. Całkowite pominięcie ludzi (czyli zespół zaskoczony zmianami)
To zabawne. Albo żenujące, zależnie od sytuacji.
Firma wprowadza automatyzację, a pracownicy dowiadują się o tym… z maila w stylu „od poniedziałku działamy inaczej, tu jest link do nowego systemu”.
I potem masz miny jak w departamencie korekty po wprowadzeniu ChatGPT. Oburzenie. Strach. Sabotaż.
Spoiler: bez zespołu nie zrobisz żadnej transformacji cyfrowej. Nawet tej najmniejszej.
Chcesz wiedzieć, jak wdrożyć AI tak, żeby nie skończyło się buntem?
Rozmawiaj z ludźmi. Autentycznie. Pytaj: „co cię wkurza najbardziej w twojej pracy?”. „Gdzie marnujesz czas?”. „Gdzie coś powtarzasz 15 razy w tygodniu?”
Strategia automatyzacji budowana razem z zespołem > jakakolwiek wizja solo z prezentacji PDF.
To są dokładnie te miejsca, gdzie automatyzacja robi porządek.
4. Brak celu. Brak miary. Brak planu. (czyli klasyczne: "zróbmy coś z AI")
Brak konkretów = pewna porażka.
„Chcemy się zautomatyzować” — to nie cel. To potrzeba atencji w LinkedInie.
Lepiej: „Chcemy, żeby system sam przypominał klientom opóźnionym o płatnościach i zmniejszył zaległości o 30% w 6 tygodni.”
To jest już coś, z czym można pracować. Co da się sprawdzić.
Bez jasnej miary sukcesu nie masz punktu odniesienia. A bez tego — każda automatyzacja wygląda na super. Albo na totalne nieporozumienie. Zależnie od tego, kto pyta.
Nawet najprostsze wskaźniki typu „ile ręcznie klikaliśmy wcześniej, a ile teraz” — są lepsze niż nic.
Masz wynik = możesz skalować. Nie masz? Grzebiesz w tym w nieskończoność, bo nie wiadomo nawet, czy działa.
Nie rób tego. Postaw sobie metrykę i jedź zgodnie z nią.
5. Zły wybór narzędzi. (czyli: próbujesz obsłużyć satelitę kalkulatorem)
To boli.
Rozglądasz się po rynku — a tam cała masa magicznych startupów z bardzo kolorowymi landingami i pluginami do wszystkiego. Każde jedno narzędzie „zmienia reguły gry”.
I nagle jesteś po uszy w toolach… które totalnie nie pasują do twojej skali, zespołu albo procesów.
Duży błąd.
Najpierw zrozum, czego ci potrzeba. Ręczne odsiewanie działa tylko przy małej skali — potem system się sypie. Albo dusisz się w chaosie integracji.
Potrzebujesz faktur? Weź coś banalnego. Obsługi klienta? Prosty chatbot, nie Watson AI z NASA. Analiza sentimentu w recenzjach? Okej, tylko miej dane, które to niosą.
Testuj. Próbuj. Przerywaj, jeśli coś nie gra.
Trzymanie się na siłę narzędzia, bo „kupiliśmy już licencję” — to strata zasobów. I uwagi. A tej nie masz za dużo.
I co teraz?
Nie rzucaj się na głęboką wodę.
Zacznij od mapy procesów. Serio — weź kartkę i długopis. Gdzie marnujecie czas? Co jest powtarzalne? Co wkurza ludzi?
Potem: rozmawiaj. Z zespołem. Pytaj. Patrz. Słuchaj.
Następnie: testuj w małej skali. Jeden proces. Cięcia 15 minut pracy dziennie — to już sukces. Bo razy 5 osób. Razy 5 dni. To robi różnicę.
Ostatnie: ucz się w biegu. Nie musisz rozumieć wszystkich modeli językowych świata. Wystarczy chcieć rozwiązać konkretny problem.
To jest transformacja cyfrowa od podszewki. I wcale nie musi wyglądać jak ze slajdu McKinsey’a.
Podsumowując (ale nie jak nudny raport – serio)
Automatyzacja procesów biznesowych to nie projekt informatyczny. To zmiana sposobu myślenia.
Błędy automatyzacji popełniane są najczęściej przez tych, którzy się spieszą. Albo którzy próbują przykryć technologią bałagan.
Zamiast tego: porządek → dobór procesu → rozmowa z zespołem → test → działanie → skala.
Nie odwrotnie.
A jeśli nadal nie wiesz, od czego zacząć — pytaj. Pisz. Spisz procesy, choćby odręcznie. I zastanów się, co by się stało, gdyby część z nich robiła… maszyna.
Tylko nie wszystkie na raz. I nie we śnie.
Bo w automatyzacji nie chodzi o to, żeby było nowocześnie. Chodzi o to, żeby działało. Codziennie. Bez bólu.
Komentarze